Gider Pusulası Muhasebe Kaydı Nasıl Yapılır?
İşletmeler her hizmet ve mal alımında fatura kestiremeyebilir. Bu noktada devreye giren gider pusulası muhasebe kaydı yapılması gereken belgelerden biridir. Muhasebe sistemine doğru ve mevzuata uygun biçimde işlenmesi de en az düzenlenmesi kadar önemlidir. Bu yazımızda, KDV’li gider pusulası kaydı, alış, iade, araç alımı, kiralama gibi farklı senaryolara ait örnek kayıtlar ve işletme defteri için uygulama esaslarını detaylı ele alacağız.
Gider pusulasının muhasebeleştirilmesi, mali tabloların doğruluğu için kritik bir rol oynar. Muhasebe kayıtlarında Gider hesaplarına borç; KDV hesaplarına alacak kaydedilir. Muhasebe kaydı yapılırken:
- Alınan mal veya hizmetin net ve brüt tutarı,
- KDV oranı,
- Gelir vergisi tevkifatı (Gerekiyorsa) göz önünde bulundurulur.
Vergiden muaf bir gerçek kişiden 1.000,00 TL net bedel ile hizmet alımı yapıldığı zaman, gider pusulası düzenlenirken ödenen tutar %10 hizmet alımı oranına göre brütleştirilerek muhasebe kaydı yapılır.
770 Genel Yönetim Gideri 1.111,11
360 Ödenecek Vergi 111,11
100 Kasa veya 102 Banka 1.000,00
KDVli Gider Pusulası Muhasebe Kaydı
Alıcı, vergiden muaf esnafa yaptığı ödeme üzerinden KDV hesaplayarak kesinti uygular. Bu kesilen vergi tutarı, alıcı tarafından KDV-2 beyannamesi aracılığıyla vergi dairesine bildirilir. Ancak, KDV’nin hesaplanmasında belirli istisnalar ve özel durumlar da bulunabilir.
Bu durum, satıcının vergiden muaf olması nedeniyle, KDV yükümlülüğünün alıcıya geçmesiyle açıklanabilir.
- Gider pusulası muhasebe kaydı örneği olarak bir şirketin, vergiden muaf bir esnaftan 10.000 TL değerinde mal aldığını varsayalım:
-Brüt Hizmet Bedeli: 10.000 TL
-KDV (%20): 2.000 TL
-Toplam Bedel: 12.000 TL
Muhasebe kayıtları şu şekilde olacaktır:
153 Ticari Mallar 10.000
191 İndirilecek KDV 2.000
360 Ödenecek KDV 2.000
102 Bankalar 10.000
- Bir şirket, vergiden muaf bir esnaftan 5.000 TL değerinde hizmet aldıysa:
740 Hizmet Giderleri 5.000
191 İndirilecek KDV 1.000
360 Ödenecek KDV 1.000
102 Bankalar 5.000
Gelir Vergisi Tevkifatı
Gider pusulası düzenlenirken, Gelir Vergisi Kanunu gereğince belirli oranlarda gelir vergisi tevkifatı uygulanabilir. Tevkifat oranı, alınan mal veya hizmetin niteliğine göre değişiklik gösterir. Tevkifat oranları:
- Hizmet alımlarında %10
- Mal alımlarında %5
Gelir vergisi tevkifatının hesaplanması, gider pusulasını düzenleyen alıcının sorumluluğundadır ve bu tutar devlete beyan edilir. Yanlış hesaplamalar, yasal sorunlara ve cezai yaptırımlara neden olabilir. Gider pusulalarının saklama zorunluluğu vardır.
Gider Pusulası Alış Muhasebe Kaydı
Vergiden muaf bir esnaftan mal alınan gider pusulası kaydında mal bedeli 8.000 TL, KDV %10 olsun. O zaman gider pusulası iade muhasebe kaydında şöyle bir tablo söz konusu olabilir:
153 Ticari Mallar 8.000
191 İndirilecek KDV 800
360 Ödenecek KDV 800
320 Satıcılar (veya 100 Kasa) 8.000
İadelerde Gider Pusulası Muhasebe Kaydı
Eğer vergiden muaf esnaftan veya vergi mükellefi olmayan birinden alınan mal iade edilirse, iade için ters kayıt uygulanır. Mesela daha önce alınan KDV %20 ile 3.000 TL’lik mal iade edilsin:
320 Satıcılar 3.000
153 Ticari Mallar 2.500
191 İndirilecek KDV 500
İşletme Defteri Gider Pusulası Muhasebe Kaydı
İşletme hesabı esasına göre defter tutanlar, gelir-gider esaslı kayıt yapar. Burada sadece ödeme yapılan gün kayda alınır. Vergiden muaf bir tamirciden 1.500 TL karşılığı hizmet alındı diyelim; kayıt (Gider hanesine):
- Gider: Tamir ve bakım gideri – 1.500 TL olarak düşülür.
Gider Pusulası Araç Alımı Muhasebe Kaydı
Gider pusulası ile ikinci el araç alımı yapıldığında muhasebe kaydı atlanmamalıdır. Öte yandan araç alımlarında noter satış sözleşmesi yeterli olmaktadır.
Gider Pusulası ile Araç Kiralama Muhasebe Kaydı
Kiralama işlemlerinde gider pusulası, hizmet alımı belgesi olarak kullanılır. Araç kiralama bedeli 10.000 TL, KDV %20 olursa;
770 Genel Yönetim Giderleri 10.000
191 İndirilecek KDV 2.000
360 Ödenecek KDV 2.000
102 Bankalar 10.000
Gider pusulası neydi? Kısaca hatırlayalım:
Gider Pusulası Nedir?
Gider pusulası, işletmelerin vergiden muaf esnaftan yaptıkları mal veya hizmet alımlarında, satıcı adına düzenledikleri belgedir.
Vergi kanunlarına göre; “Fatura düzenleme yükümlülüğü bulunan kişi veya kuruluşların, belge düzenleme zorunluluğu olmayan kişilerden satın aldıkları mal ve hizmetler karşılığında düzenledikleri, fatura yerine geçen belge” anlamına gelir.
Vergi sisteminde gider pusulası, vergiden muaf esnaftan mal veya hizmet alımları için oldukça özel bir belgedir. Çünkü işletmeler her hizmet ve mal alış satışını belgelemek durumundadır.
Özellikle vergi kayıtlarının doğruluğu ve şeffaflığını sağlamak amacıyla kullanılır. Gider pusulası, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun (VUK) 234. başta olmak üzere maddeleri ve 3065 sayılı Katma Değer Vergisi Kanunu kapsamında düzenlenir. Hem alıcı hem de satıcı açısından hukuki ve mali bir belge olarak önemlidir.
- Vergiden muaf esnafın vergi yükümlülüklerini yerine getirmesine destek olur.
- Alıcının giderlerini kanunen kabul edilebilir hale getirir.
- Hem kayıt dışılığı önlemeyi hem de alıcının giderlerini yasal zemine oturtmayı amaçlar.
Hangi Durumlarda Kullanılır?
213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nda bu belge şu şekilde açıklanır:
Basit usulde vergilendirilenlerle, defter tutma yükümlülüğü bulunan serbest meslek mensupları ve çiftçiler ile birinci ve ikinci sınıf tüccarlar; belge düzenleme zorunluluğu olmayan kişilerden mal veya hizmet aldıklarında (Gerçek usulde vergilendirilmeyen çiftçiler hariç), bu kişiler adına bir gider pusulası düzenleyip imzalatmakla yükümlüdür.
Daha açık ve anlaşılır hâliyle gider pusulası aşağıdaki durumlarda devreye girer:
- Basit usulde vergilendirilen mükelleflerden alış yapıldığında,
- Vergiden muaf esnaftan mal veya hizmet satın alındığında (Gelir Vergisi Kanunu’nun 18. maddesindeki istisnadan yararlanan kişilerle yapılan işlemlerde),
- Son tüketiciye satılmış bir ürünün iadesi alındığında,
- Serbest meslek erbabından alınan ancak sürekli olmayan hizmetlerde gider pusulası düzenlenebilir. Ancak, hizmet devamlılık arz ediyorsa, bu durumda mutlaka serbest meslek makbuzu kesilmelidir.
Birinci ve ikinci sınıf tüccarlar bu belgeyi düzenlemekle yükümlüdür.
Gider Pusulası Düzenlenirken Dikkat Edilmesi Gerekenler
- Doğru belge düzenleme: Gider pusulasında alıcı ve satıcı bilgileri tam ve eksiksiz olmalıdır. Mal veya hizmetin tanımı, tutarı ve tarih belirtilmelidir.
- Vergi tevkifatı ve beyan: Gelir vergisi ve KDV tevkifatı, ilgili mevzuata uygun olarak hesaplanmalı ve zamanında beyan edilmelidir.
- Belge Saklama: Vergi denetimleri için gider pusulasının en az 5 yıl saklanması zorunludur.
- Yasal Mevzuata Uyum: VUK, Gelir Vergisi, KDV kanunları gibi temel mevzuatların güncel hali takip edilmelidir. Bu mevzuatlarla ilgili Resmi Gazete veya Gelir İdaresi Başkanlığı gibi kaynaklardan bilgi edinilebilir.
Yanlış veya eksik muhasebeleştirme, hem vergi cezaları doğurur hem de mali tabloların güvenilirliğini zedeler. Bu nedenle gider pusulası ile yapılan işlemler mutlaka muhasebe mevzuatına uygun olarak kayıt altına alınmalıdır.
